Die perfekte Willkommens-E-Mail erstellen: Die 7 wichtigsten Tipps

Was ist eine Willkommens-E-Mail?

Eine Willkommens-E-Mail, auch Begrüßungs-E-Mail genannt, ist die erste E-Mail, die Ihre Kunden oder Newsletter-Abonnenten erhalten, nachdem sie sich für Ihr Produkt oder Newsletter angemeldet haben. Im Wesentlichen ist es ein ausführlicheres “Herzlich willkommen!”

Willkommens-E-Mails eignen sich wunderbar, um den neuen Kunden/Newsletter-Abonnenten und seine Bedürfnisse besser kennenzulernen und um weitere demographische und Interessen-Daten zu erhalten.

Erstellen Sie mindestens eine E-Mail. Um Ihr Unternehmen richtig vorzustellen, können Sie eine E-Mail oder eine Reihe von 3 bis 5 E-Mails versenden.

Was ist eine Onboarding-E-Mail bzw. Onboarding-Serie?

Die Begriffe "Onboarding-E-Mail" und "Willkommens-E-Mail" werden oft synonym verwendet, aber sie haben unterschiedliche Zwecke und Rollen in der Customer Journey. Onboarding-E-Mails sind darauf ausgerichtet, Ihnen beim Einstieg zu helfen. Diese E-Mails kommen nach der Willkommens-E-Mail und sollen Sie durch die ersten Schritte der Nutzung eines Produkts oder Dienstes führen.

Die Willkommens-E-Mail kann als erste E-Mail des Onboardings betrachtet werden. Hier ein beispielhafter Ablauf:

1. Onboarding-E-Mail (oft auch Begrüßungs-E-Mail)

   • Wann: Sobald eine Person ein Benutzerkonto erstellt hat

   • Was: Bestätigt die Anmeldung und enthält erste Informationen zum Produkt.

2. Onboarding-E-Mail

   • Wann: 24 Stunden (1. Tag) nach Anmeldung

   • Was: Am nächsten Tag senden Sie eine E-Mail mit zwei weiteren Schritten, wie z.B. die Einstellung der E-Mail und Profileinstellungen und Links zu Social Media.

3. Onboarding-E-Mail

   • Wann: 72 Stunden (3. Tag) nach Anmeldung

   • Was: Senden Sie ein anderes mit beliebten Produkten oder etwas Einfachem sie versuchen können, so dass sie sich mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung vertraut machen.

Bei Maillet erklären wir unseren Neukunden in der ersten E-Mail unserer aktuellen Willkommens-E-Mail-Serie, wie Sie Ihre erste E-Mail erstellen, wo sie unser Benutzerhandbuch finden und wie sie unseren Kundensupport erreichen. Wir versuchen also Problempunkte und Fragen präsentativ zu beantworten und zu lösen.

Warum sollten Sie Willkommens-E-Mails versenden?

Abgesehen von einer Begrüßungs-E-Mail, die eine freundliche und höfliche Art ist, Hallo zu sagen, haben sie auch eine sehr hohe Öffnungsrate: 50 %!

Auch erhalten Begrüßungs-E-Mails im Durchschnitt 33 % mehr Interaktion für Ihr Unternehmen.

Erste Mail von Mailjet bei der Kunden begrüßt werden und Funktionen kurz vorgestellt werden. Als CTA wird der erste Schritt, das Hinzufügen der Domain, genutzt.

Willkommens-E-Mails sind auch deshalb so wertvoll, dass sie den Onboarding-Prozess fortzusetzen, in dem sich Ihr Kunde gerade befindet. Eine Begrüßungs-E-Mail ermutigt Neukunden dazu, viele Dinge zu tun, wie z.B.

• Anmeldeprozess/Profil vervollständigen

• Benutzerhandbuch lesen

• sich über sämtliche Funktionen informieren

• bestimmte Inhalte herunterzuladen

• einen Kauf abzuschließen

Unsere 7 Tipps für die perfekte Willkommens-Mail

Willkommens-E-Mails sind im besten Fall eine narrensichere Methode, um Ihr Publikum aktiv durch die Customer Journey zu führen. Die Tipps gelten auch für die gesamte Onboarding-E-Mail-Sequenz. Diese Sequenz ist so konzipiert, dass Kunden die Nachricht im Posteingang entdecken und so schnell wie möglich auf Ihren CTA antworten.

1. Die Willkommens-E-Mail enthält ein klares Werteversprechen

Zeigen Sie sich beim ersten E-Mail-Kontakt von Ihrer guten Seite und bleiben Sie authentisch.

Erinnern Sie Ihre Kunden an ihre ursprüngliche Absicht, d. h. warum sie zu Ihnen gekommen sindoder wie sie überhaupt den Weg zu Ihnen gefunden haben. Nutzen Sie Ihre Onboarding-E-Mails, um Ihren Kunden zu zeigen, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ihnen helfen kann.

Nutzen Sie dafür in der Onboarding-Mail positive Affirmation. Geben Sie Ihren Kunden einen motivierenden Grund zum Kauf, nutzen Sie zeitlich begrenzte Gutscheine oder Rabatte, belohnen Sie sie für ihre Einkäufe und ermutigen Sie sie, sich erneut zu engagieren.

Sie können nochmals die Quelle der Anmeldung benennen und dem Empfänger spezifisch sagen, wie, wann und wo er sein Opt-in gegeben hat. Dies schafft zusätzliches Vertrauen.

2. Willkommens-E-Mails werden sofort zugestellt

Sobald sich jemand für Ihren Newsletter anmeldet, senden Sie ihm so schnell wie möglich eine Begrüßungsmail.

Weil sie sich gerade erst angemeldet haben, bedeutet das, dass die Person immer noch online ist und sich gerade Ihre Produkte ansieht. Sie sind neugierig genug, um mehr wissen zu wollen, hilft diese erste E-Mail, um gleich loszulegen.

3. Die E-Mail ist kurzgehalten

Die Willkommens-E-Mail bietet zahlreiche inhaltliche Gestaltungsmöglichkeiten. Vorab eine grundsätzliche Empfehlung: Unabhängig vom Inhalt, achten Sie auf eine übersichtliche und klare Struktur.

Überlegen Sie sich genau, wie Sie den Begrüßungstext gestalten. Bei der Willkommens-E-Mail ist der Reiz groß, so viel wie möglich zu integrieren.

Doch überfordern Sie Ihre Empfänger nicht. Je mehr Möglichkeiten zur Interaktion Sie anbieten, desto höher ist die Gefahr, dass der Leser am Ende gar nichts macht.

Der Inhalt der Begrüßungs-E-Mail sollte daher relevant, prägnant und werthaltig sein.

4. Sie verwenden aussagekräftige Betreffzeilen

Mit einem schlichten “Willkommen in unserem Shop”, “Herzlich Willkommen bei X” etc. schöpfen Sie das Potenzial nicht aus.

Werden Sie konkreter und benennen Sie bereits in der Betreffzeile den Inhalt der E-Mail, um einen weiteren Anreiz zum Öffnen zu geben.

5. Der Inhalt ist personalisiert

Verwenden Sie alle Daten, die Sie über Ihren neuesten Abonnenten haben, und machen Sie diese Willkommens-E-Mail ein wenig einladender.

Scheuen Sie sich beispielsweise nicht davor eine persönliche Begrüßung zu nutzen. Durch die Personalisierung von Willkommens-E-Mails fühlt sich die Korrespondenz etwas menschlicher und etwas weniger roboterhaft an.

Oder anders formuliert:

Je formaler Sie Ihre E-Mail gestalten, desto mehr Distanz haben Sie beim Empfänger und gerade bei der Willkommens-E-Mail gilt es eine (erste) positive Kundenbindung aufzubauen.

Wenn Sie ihren Vornamen haben, verwenden Sie ihn entweder in der Betreffzeile, im Text der E-Mail oder in beiden. Allein die Verwendung eines Vornamens in der Betreffzeile kann die Öffnungsraten um 20 % erhöhen.

6. Die Willkommens-E-Mail ist im Corporate Design

Farbe ist eine gute Möglichkeit, Aufmerksamkeit zu erregen und sie zu halten. Da die von Ihnen gewählten Farben das Erste sind, was Ihre Kunden sehen, wenn sie Ihre E-Mail öffnen, sollten Sie darauf achten, dass die von Ihnen gewählten Farben Ihres Unternehmens widerspiegeln.

Das E-Mail Design Ihrer Willkommens-E-Mail sollte ein ähnliches Design besitzen, wie Ihre restlichen E-Mails. Dies fördert die Wiedererkennung Ihrer Marke. Generell gilt es eine Konsistenz in allen Ihren E-Mails zu haben.

7. Der CTA ist unwiderstehlich

Der Grund für Marketing-E-Mails ist es, Abonnenten in Kunden zu verwandeln, und Ihre CTAs, oder Call-to-Actions, sind das, was das für Sie tun wird. Dies sollten Sie bei der Planung Ihrer E-Mail im Hinterkopf behalten. Machen Sie Ihre Schaltflächen leicht auffindbar und verlockend zum Anklicken. Das kann bedeuten, dass Sie sie mit Farbe aufpeppen oder vielleicht ein cooles GIF dazu einbinden.

Gelungene Beispiele für Willkommens-E-Mails

Planen Sie eine Begrüßungs-E-Mail und suchen Sie nach einigen Ideen? Schauen Sie sich diese großartigen Beispiele und einige der Elemente an, die Sie bei der Gestaltung Ihrer eigenen Beispiele berücksichtigen sollten.

Vans – Kurz, knapp und übersichtlich

Willkommens-Mail von Vans, die gleich für weitere Mitgliedschaften und Rabatte wirbt.

Die Willkommens-Mail von Vans beruft sich auf das Wesentliche. Dabei bleibt sie farblich dem Unternehmen treu und informiert über eine zusätzliche Mitgliedschaft, bei der Punkte gesammelt werden können.

Der CTA hebt sich hierbei eindeutig vom Rest des Textes ab, passt aber trotzdem zur Thematik, da auch das Vans-Logo rot ist.

Zalando - Die Macht der Personalisierung

Beispiel einer Willkommens-E-Mail vom Zalando Lounge Onlineshop.

Groß und fett und ganz oben - Personalisierung ist das, was diese Willkommens-E-Mail auslöst. Es gibt keinen besseren Empfang als einen, der sich für Sie persönlich anfühlt, und genau das tut Zalando, in dem das Unternehmen die Empfängerin mit dem Vornamen anspricht.

Und gleich darauf ansprechende Bilder, Informationen zum Versand und Zahlungsoptionen.

Untersuchungen zeigen: Wenn wir unseren Namen auf etwas sehen, weisen wir diesen Gegenstand mehr Wert zu.

HelloFresh – Freshe Rabatte

Willkommens-Mail von HelloFresh

HelloFresh beginnt klassich und bedankt sich zuerst für das Abonnement des Newsletters. Dazu gibt es noch ein kleines Willkommensgeschenk in Form von 30 % Rabatt auf die erste Bestellung und einen eindeutigen CTA. Social Media Buttons sind auch zu finden, wenn auch etwas versteckter.

Auch dieses erste Willkommen fokussiert sich auf das Wesentliche.

Weleda – Werteversprechen an erster Stelle

Willkommens-Mail von Weleda mit Links zum Blogbeitrag.

Weleda zeigt sofort Flagge und benennt auch eines der Hauptthemen: Eins mit der Natur. So werden Kunden sofort daran erinnert, warum sich angemeldet haben und was sie erwarten können. Die Welt von Weleda wird durch verschiedene kleine Artikel vorgestellt und beleuchtet.

Airbnb - Was kommt als nächstes?

Beispiel einer Willkommens-E-Mail von Airbnb.

Airbnb verwendet seine Begrüßungs-E-Mail, um den Onboarding-Prozess fortzusetzen.

Gleich nach einem herzlichen Empfang mit leuchtenden, lebhaften Farben bietet die E-Mail ein paar verschiedene Optionen, um weiterhin mit Airbnb zu interagieren.

Die Vervollständigung Ihres Profils und das Hinzufügen von Verifizierungen hält den Abonnenten mit der Marke in Verbindung. Der abschließende CTA bringt Sie mit einer sehr markengebundenen "Get Exploring" zurück auf die Webseite.

Die Willkommens-E-Mail von AirBnB zeigt uns, dass eine klare Strategie Grundvoraussetzung ist. Was möchten Sie, dass Ihre Benutzer direkt nach der Registrierung oder Newsletter-Anmeldung tun?

Eine klare Vorstellung davon, was Sie sich von diesem "nächsten Schritt" wünschen, wird Ihnen dabei helfen, die Motivation Ihrer Benutzer zu erhalten.

Wenn Ihre Abonnenten ein Profil haben, das sie mit Ihrem Unternehmen einrichten können, einen Kauf abschließen müssen oder einige Einstellungen zur Auswahl haben, ist eine Begrüßungs-E-Mail eine gute Möglichkeit, sie durch diese Schritte zu führen.

Es hat nicht nur das Potenzial, Ihnen mehr Informationen über Ihre Abonnenten zu geben, sondern hält sie auch in Kontakt mit Ihrem Unternehmen und zieht sie zurück zu Ihrer Webseite.

Casper - Farbe, auf die Sie klicken möchten

Beispiel einer Willkommens-E-Mail von Casper.

Was ist Ihnen als Erstes an Casper's Begrüßungs-E-Mail aufgefallen? Vermutlich die tiefblaue Farbe.

Die Farbe vermittelt genau das, worum es bei der Marke geht, ohne den Abonnenten zu überfordern. Es macht Sie gespannt auf die zukünftige Korrespondenz von ihnen mit der Hoffnung, dass jede E-Mail so kreativ ist wie die Erste.

Fazit

Wir wissen, dass Sie hart daran arbeiten, Menschen dazu zu bewegen, sich für Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt anzumelden, und noch härter daran arbeiten, diese Kundenbeziehungen zu pflegen, wenn sie erst einmal aufgebaut sind.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, um Ihre Kunden besser über Ihr Angebot zu informieren, und deshalb ist es für jedes Unternehmen unerlässlich, den Onboarding-Prozess zu beherrschen. So können Sie den Wert Ihres Produkts aufzeigen und Ihre Kunden so führen, wie Sie es wünschen.

Das Geheimnis erfolgreicher Willkommens-E-Mails, über die sich Ihre Kunden freuen, ist eigentlich ganz einfach. Ein solider, erfolgreicher Onboarding-Prozess besteht darin, Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten und sie zu informieren, damit sie tiefer in Ihr Angebot eintauchen können.

Natürlich können Sie Ihre Willkommens-Mails mit E-Mail-Vorlagen erstellen und zusätzlich mit A/B-Tests optimieren.

***

Dies ist eine Überarbeitung eines Artikels, der ursprünglich von Talia Boettinger verfasst und am 5. Juli 2019 erstmals publiziert wurde.