Noreply-E-Mail: Darum sollten Sie keine Noreply-Adressen verwenden

Was sind Noreply-E-Mails?

Das englische “no reply” bedeutet auf Deutsch so viel wie “keine Antwort”. Noreply-E-Mails sind E-Mails ohne persönliche Absenderadresse und werden vor allem im E-Commerce und im E-Mail-Marketing verschickt: Ihr Ziel ist, den Empfänger zu informieren, ohne eine Antwort auf die Nachricht erhalten zu wollen.

Verschicken Sie eine E-Mail anstatt an eine Kontaktadresse an eine Noreply-Adresse, erhalten Sie oft eine Benachrichtigung darüber, dass Ihre Antwort nicht zustellbar war. Im schlimmsten Fall landet Ihre Nachfrage direkt im Papierkorb.

Der Online-Shop Wayfair verschickt eine Noreply-E-Mail die über den Lieferprozessbewertung informiert

Wer versendet Noreply-E-Mails?

Ursprünglich sind Noreply-E-Mails als transaktionale E-Mails konzipiert worden, etwa als Kaufbestätigung in Online-Shops oder als Buchungsbestätigung bei Online-Reiseanbietern. Hierbei geht es um die pure Informationsvermittlung. Mittlerweile werden Noreply-E-Mails aber auch im E-Mail-Marketing eingesetzt, etwa zum Versenden von Newslettern.

Auch bei transaktionalen E-Mails, z. B. nach einer Website-Registrierung, Bestellbestätigungen, bei Terminbestätigungen von Ärzten und Behörden sowie bei Serviceanfragen im Online-Banking. Bei solchen automatisierten E-Mails kommen Noreply-Mails zum Einsatz.

Unternehmen wollen auch besonders “sicher” sein und direkte Interaktionen mit den Empfängern vermeiden, um so Phishing-Angriffe und ähnliches zu reduzieren. Nicht unbedingt eine gute Idee für mehr Sicherheit...

Wie erkennt man Noreply-E-Mails?

In den meisten Fällen beginnt die Absenderadresse einer Noreply-E-Mail mit “noreply@…”, oder am Anfang der Betreffzeile steht “Noreply: …”. Es gibt aber auch Noreply-E-Mails, die von einer allgemeinen Unternehmens-Adresse versendet werden, und bei denen lediglich am Ende der Mail die Information erscheint, dass es sich um eine automatisch generierte Mail ohne Antwortmöglichkeit handelt.

Wie werden Noreply-E-Mails verschickt?

Noreply-E-Mails werden über ein E-Mail-System automatisch erstellt und verschickt. Für den Absender bedeutet dies minimalen Aufwand – das ist wohl der Hauptgrund, warum Noreply-Mails im E-Mail-Marketing nach wie vor so beliebt sind.

Sind Noreply-E-Mails Spam?

In der Regel sind Noreply-E-Mails kein Spam. User erhalten sie nur, wenn sie sich zuvor für einen Newsletter angemeldet, sich auf einer Seite registriert oder etwas online bestellt haben.

Beispielbild einer Noreply E-Mail

4 Gründe warum Sie keine Noreply-E-Mails verwenden sollten

Auch wenn Noreply-E-Mails auf den ersten Blick praktisch und effektiv wirken: Im E-Mail-Marketing gibt es mehrere Gründe, die dagegensprechen, Noreply-Mails zu verwenden.

Ihren Kunden und Kundinnen vermitteln E-Mails ohne Absender schnell das Gefühl, dass ein persönlicher Kontakt gar nicht erwünscht ist. Zudem können Noreply-Mails Ihre Absender-Reputation beeinflussen – und damit sogar Ihren E-Mail-Marketing-Kampagnen schaden.

Schauen wir uns genauer an, wie sich Noreply-E-Mails auf Ihren Erfolg im E-Mail-Marketing auswirken.

1. Die Empfänger fühlen sich nicht wertgeschätzt

In vielen Fällen möchten Ihre Kunden und Zielgruppen mit Ihnen persönlich Kontakt aufnehmen. Dabei kann es sich um Rückfragen, Beschwerden, Lob oder anderes Feedback handeln. Doch Noreply-E-Mails verhindern dies.

Versetzen Sie sich zuvor für einen Moment in die Rolle des Empfängers: Sie erhalten eine automatische Nachricht, die von Anfang an darauf ausgelegt ist, nicht weiter mit Ihnen kommunizieren zu wollen.

Oftmals befindet sich ein Kontaktlink in diesen E-Mails, im schlimmsten Fall müssen Kunden Kontaktdaten via Social Media oder auf der Website des Unternehmens suchen, um auf diese Art von E-Mails zu antworten.

Beispiel einer Noreply E-Mail bei einer Marketing-E-MailZwar kann der Empfänger technisch gesehen auf diese E-Mail antworten. Doch gibt diese E-Mail-Adresse eindeutig zu verstehen, dass der Versender keine Antwort haben möchte.

Die Noreply-E-Mail schreit förmlich: “Bitte nehmen Sie unsere Nachricht zur Kenntnis, aber belästigen Sie uns nicht mit Ihrer Antwort.”

Statt mit ihm in Dialog treten zu wollen, vermitteln Sie eher den Eindruck, dass es Ihnen egal ist. Und genau diesen Eindruck sollten Sie als Unternehmen unbedingt vermeiden.

So verschlechtert die Noreply-E-Mail die Service-Erfahrung Ihrer Kunden und beschädigt langfristig auf Ruf Ihrer Marke.

2. Ihre E-Mail-Zustellbarkeit bricht ein

Ihre E-Mail muss bestimmte Rahmenbedingungen erfüllen, um vom ISP (Internet Service Provider) und ESP (E-Mail-Anbieter) des Empfängers als vertrauenswürdig angesehen zu werden.

Viele verschiedene Faktoren entscheiden darüber, ob Ihre E-Mail im Posteingang landet oder als unerwünscht aussortiert wird und im Spam-Ordner landet.

Der ISP prüft dabei verschiedene Aspekte der E-Mail, unter anderem auch die Noreply-E-Mail-Adresse und die Reaktion des Nutzers auf vorangegangen E-Mails des gleichen Senders.

Hat Ihr Kontakt keine Möglichkeit auf Ihre E-Mail zu reagieren, bekommen das auch die ISPs mit – und fragen sich: „Ist irgendwas faul an der E-Mail, dass der Absender keine Antwort erhalten möchte?”

Die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden Ihre Noreply-Adresse ins Adressbuch eintragen, ist zudem sehr gering und dadurch steigt das Risiko als Spam markiert zu werden noch einmal.

3. Ihre Absender-Reputation leidet

Insbesondere, wenn Sie Newsletter versenden, sollten Sie auf Noreply-E-Mails verzichten.

Denn: Auch wenn Sie in jeder Ihrer E-Mails einen Link zur Abmeldung bereitstellen, wird nicht jeder Empfänger und jede Empfängerin den von Ihnen bereitgestellten Link zur Abmeldung finden und nutzen.

Stattdessen werden einige Abonnenten auf Ihre Mail antworten und um eine Abmeldung bitten. Mit einer Noreply-E-Mail-Adresse laufen diese Versuche jedoch ins Leere und Sie werden dem Kontakt weiterhin Ihren Newsletter senden. Dieser wird daraufhin Ihre Mails an Spam markieren und damit Ihre Absender-Reputation dauerhaft schädigen.

E-Mail wird im Posteingang als Spam markiert

Im schlimmsten Fall landen Sie mit Ihrem Newsletter auf einer E-Mail-Blocklist – ISP-Blocklisting ist definitiv das Worst-Case-Szenario aller E-Mail-Marketer.

Der Anbieter Gmail bietet in diesem Zusammenhang seit einiger Zeit eine intelligente E-Mail-Abmeldefunktion an.

Beispiel von Gmails Abmeldefunktion

4. Risiko der Nichteinhaltung der DSGVO

Noreply-Mails sind nach der DSGVO nicht verboten, sie sind aber dennoch problematisch. Kunden sollten immer die Möglichkeit haben, alle Informationen über ihre personenbezogenen Daten einzuholen.

Die Person oder Firma, die eine Noreply-Mail verschickt, kann aber nicht sofort problemlos erreicht werden, da keine E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt wird.

Die Suche nach einer Kontakt-E-Mail und das anschließende Versenden eines Auskunftsersuchens ist daher äußerst umständlich und schwierig und stellt nicht unbedingt die von den Datenschutzbestimmungen empfohlene Methode dar.

Besonders frustrierend für die Kunden ist es auch, wenn in der Noreply-E-Mail selbst keine alternative E-Mail-Adresse oder ein anderer Kontakt angegeben ist.

2 bessere Alternativen zu Noreply-Mails

Noreply-E-Mails sind also die Einbahnstraße der digitalen Kommunikation. Aber welche Alternativen haben Sie als E-Mail-Marketer, wenn Sie viele Empfänger ohne großen Aufwand erreichen möchten?

Schauen wir uns zwei Möglichkeiten an, wie Sie Noreply-E-Mails umgehen und den Erfolg Ihrer E-Mail-Marketing-Kampagnen steigern können.

Richten Sie eine persönliche Absender-Adresse ein

Okay, Noreply E-Mail-Adressen sind also keine Option. Doch welche E-Mail-Adressen sollen Sie stattdessen verwenden?

Es kommt grundsätzlich darauf an, ob es sich um eine Transaktions-E-Mail oder Marketing-E-Mail handelt und was der Zweck der Nachricht ist. Für beide E-Mail-Arten gibt es jeweils typische Ansprachen und Absender-Adressen – hier sind die häufigsten Beispiele:

Auf diese Weise zeigen Sie Ihren Empfängern, dass Sie sie wertschätzen und an ihrer Meinung sowie an Rückfragen interessiert sind. Das stärkt nicht nur das Vertrauen in Sie als seriöses Unternehmen, es festigt auch die Kundenbeziehung.

Richten Sie ein eigenes E-Mail-Postfach ein

Richten Sie ein eigenes E-Mail-Konto für Ihre E-Mail-Kampagnen oder Transaktions-E-Mails ein. Das E-Mail-Postfach sollte von einem oder mehreren Mitarbeitenden persönlich betreut werden.

Auf diese Weise sind Ihre Nutzer in der Lage, auf Newsletter oder Transaktions-E-Mails zu antworten und so mit Ihrem Unternehmen in Kontakt zu treten. Sollten Ihre Empfänger diese Möglichkeit wahrnehmen, wirkt sich dies positiv auf Ihre E-Mail-Zustellbarkeit aus.

Ein eigener Posteingang speziell für Antworten Ihrer Kunden hat den zusätzlichen Vorteil, dass Sie Anfragen schnell überblicken und beantworten können. In Ihrem geschäftlichen E-Mail-Konto besteht die Gefahr, dass solche Mails übersehen oder zurückgestellt werden.

Setzen Sie auf persönlichen Kundenkontakt, um die Zufriedenheit Ihrer E-Mail-Empfänger hochzuhalten. Das Ergebnis werden geringere Abmelderaten und weniger Spam-Markierungen sein. Beantworten Sie Anfragen nach Newsletter-Abbestellungen zeitnah und freundlich.

Tragen Sie anschließend den entsprechenden Kontakt händisch aus Ihrer Kontaktliste aus.

Austragen von Empfängern in der Kontaktverwaltung von Sinch Mailjet

Auf diese Weise vermeiden Sie Spam-Markierungen und erhalten eine saubere Liste mit interessierten Kontakten. Dies wird sich langfristig positiv auf Ihre Öffnungsrate auswirken.

Best Practices für Ihren E-Mail-Versand

Hoffentlich wissen Sie inzwischen, wie wichtig es ist, Ihren Marketing- und Transaktions-E-Mails eine Reply-to-Adresse hinzuzufügen. Um Sie bei der Implementierung zu unterstützen, finden Sie hier einige bewährte Verfahren, die Sie beachten sollten.

Erstellen Sie eine eigene E-Mail-Adresse für E-Mail-Antworten

Die Einrichtung einer speziellen Antwortadresse hilft Ihnen dabei, Kundenfeedback zu filtern und weiterzuverfolgen. Legen Sie eine E-Mail-Verteilung an und stellen Sie sicher, dass die zuständigen Teammitglieder, z. B. Support-Mitarbeiter oder Community-Manager, Zugriff auf diese Adresse haben.

Manchmal kann diese dedizierte E-Mail-Adresse mit Support-Software-Tools wie Zendesk verbunden sein, mit denen Unternehmen eine allgemeine Support-E-Mail-Adresse für eingehende Support-Tickets erstellen können.

Richten Sie Filter für bestimmte Schlüsselwörter ein

Wir haben es alle schon erlebt: Die Antwortadresse eines jeden Unternehmens erhält in der Regel eine Flut von Abwesenheitsnachrichten und anderen automatischen Antworten, nachdem eine Kampagne versendet wurde.

Um zu vermeiden, dass diese Art von Nachrichten Ihre spezielle E-Mail-Adresse überflutet, sollten Sie Nachrichten herausfiltern, die Schlüsselwörter wie "Zustellungsbenachrichtigung" oder "Abwesenheit" in der Betreffzeile oder im Text der E-Mail enthalten. Dadurch wird die Bearbeitung der legitimen Nachrichten erleichtert.

Achten Sie auf die Abmeldungen

Wie bereits erwähnt, übergehen einige Personen den Abmeldelink und antworten direkt auf Ihre E-Mail mit der Bitte um Abmeldung. Diese Kunden umgehen den Abmeldelink, weil sie befürchten, dass ihr Postfach dadurch nur mit weiteren E-Mails überschwemmt wird.

Achten Sie darauf, dass Sie diesen Anfragen umgehend nachkommen und die E-Mail-Adressen aus Ihrer Liste streichen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass sich diese Empfänger ungehört fühlen und aus Frustration Ihre E-Mail als Spam markieren.

Überwachen Sie auch Ihre Antwort-E-Mail-Adresse, wenn Sie an eine Domain senden, für die sich der Empfänger nie in Ihrem E-Mail-Programm angemeldet hat (was Sie ohnehin nicht tun sollten). Der E-Mail-Administrator (der Domain des Empfängers) könnte versuchen, Sie über Ihre Antwort-E-Mail-Adresse zu kontaktieren.

Dies ist ein entscheidender Moment, denn wenn Sie nicht antworten, kann der Empfänger Sie auf eine Blockliste setzen und/oder versuchen, sich beim E-Mail-Dienstanbieter oder Rechenzentrum über Ihre E-Mail zu beschweren.

Do-not-reply-Mails werden oft im Transaktionsbereich verschickt. Beispielsweise nachdem ein Kontaktformular ausgefüllt wurde

Bauen Sie eine gute Kommunikation auf

Eine Reply-to-E-Mail-Adresse ist für jedes E-Mail-Marketingprogramm unerlässlich. Sie fördert die Kommunikation in beide Richtungen und unterstützt die Konversation zwischen Ihnen und Ihren Kunden.

Viele B2B-Versender verwenden die E-Mail-Adresse eines Vertriebsmitarbeiters als Antwort-Adresse, um die Konversation persönlich und auf einer persönlicheren Ebene zu halten, während B2C-Versender eine allgemeine Reply-to-Adresse verwenden können, die von mehreren E-Mail-Marketingfachleuten überwacht werden kann.

Beide Szenarien schaffen die Gewissheit, dass wenn der Empfänger auf die Marketing-E-Mail antwortet, diese auch erhalten und bearbeitet wird.

Bieten Sie Unterstützung während der gesamten Customer Journey

Oft antworten Kunden auf E-Mails, weil sie eine Supportanfrage oder ein Anliegen haben, oder weil sie etwas in Ihrer E-Mail finden, über das sie mehr wissen möchten.

Denken Sie bei der Planung Ihrer Kampagnen an die Art von Fragen, die Nutzer haben könnten, und bieten Sie proaktiv Ressourcen an, die bei der Beantwortung dieser Fragen helfen.

Dies ist besonders wichtig nach dem Kauf oder während der Einführungsphase. Wenn Sie Links zu zusätzlichen Ressourcen, FAQ-Seiten, technischer Dokumentation oder Ihrem Help Center einfügen, können Sie die Anzahl der Antworten auf Ihre Reply-to-Adresse reduzieren und die Kundenerfahrung insgesamt verbessern.

Fazit: Sagen Sie “Nein” zu Noreply-E-Mails

Sie wissen nun, welche Auswirkungen Noreply-E-Mails für den Erfolg Ihrer E-Mail-Marketing-Kampagnen und Ihre Reputation als Absender haben können. Nicht nur Ihr Kundenservice leidet darunter.

Machen Sie es besser: Setzen Sie Ihr Wissen direkt für Ihren eigenen E-Mail-Versand um und passen Sie Ihre Absender-Adresse an, um den Spam-Ordner zu vermeiden.

***Dies ist eine Überarbeitung eines Artikels, der ursprünglich von Jan Bernecke verfasst und am 16. August 2018 erstmals publiziert wurde.