Colaboración en el trabajo: El emailing se pone al día

Probablemente sería una mezcla entre emoción y novedad. Puede que, antes de esto, la única “colaboración en tiempo real” que habías experimentado había sido ver al informático de la oficina tomando el control de tu ordenador para instalar ese malware que te hacía falta. Aunque quizá lo más emocionante era saber que se abría una nueva era de trabajo: pasamos de la era de las repeticiones y la soledad, a la de los resultados inmediatos y colaboración en tiempo real.

Las tres olas de la colaboración

En la historia reciente han tenido lugar ciertas olas que han definido la colaboración en el lugar de trabajo, las cuales han derivado en la ubicuidad de herramientas actual con las que equipos de todos los tamaños trabajan juntos más rápido.

1. La primera fue la digitalización de todo, desde documentos hasta llamadas de teléfono.

2. La segunda, la adaptación de las culturas del personal a nivel mundial y el trabajo remoto.

3. La tercera, y la más reciente, la necesidad de resultados en tiempo real y gratificación inmediata.

Hace no hace tanto, yo enviaba documentos impresos en papel a mis compañeros. Esperaba sus notas y comentarios para luego incorporarlos a mi texto en una primera iteración, y el proceso se repetía hasta que todos quedábamos contentos con el resultado.

Ahora recibo un enlace a un documento de Google en Slack y luego se lo devuelvo a mi equipo por el mismo medio; lo machacamos hasta que conseguimos el mensaje perfecto y luego pasamos a otra cosa en apenas unos minutos.

Párate a pensarlo. Esto supone un cambio radical en nuestra forma de trabajar. Y lo más importante: es un reflejo del cambio radical que ha sufrido toda nuestra cultura, desde cómo nos comunicamos con nuestros amigos o cómo consumimos ocio hasta cómo viajamos. Si no es inmediato y si no es social, no sobrevivirá.

Cómo colaboran los equipos en la actualidad

Las herramientas que se usan hoy día en el lugar de trabajo tienden puentes (geográficos o de otro tipo) para terminar los proyectos. Convierten a equipos lentos en eficientes, a equipos dispersos geográficamente en vecinos y a equipos externalizados (como agencias y autónomos) en integrados.

Podemos desglosar estas herramientas en tres categorías:

Comunicación

La mensajería instantánea y de grupo al fin ha llegado a la oficina. Y aunque el líder de la categoría, Slack, apareció hace menos de una década, es prácticamente inaudito que tu empresa no cuente con algún tipo de herramienta similar. Lo mismo ocurre con las herramientas de chat en vídeo, como Zoom y Google Meet. La comunicación es instantánea y se basa en equipos.

Gestión de proyectos

Algunos de nosotros seguimos anotando en papel nuestras tareas pendientes o usando los infinitos post-its, que siempre se acaban extendiendo hasta el escritorio del compañero (¡lo siento, Ayhan!).

Pero herramientas como Asana y Trello han cambiado para siempre la forma de colaborar en equipo en un proyecto. Actualizaciones inmediatas, notificaciones, comentarios y calendarios han conseguido que las tareas de planificar y supervisar los proyectos sean una actividad de equipo.

Creación

Por último, todas las herramientas dedicadas a la creación (ya sea de código, de textos, de diseño o de emails) van encaminadas a fomentar la colaboración. Del mismo modo que Google Docs y Dropbox han cambiado la forma de trabajar con documentos, Github ha cambiado la forma en la que los equipos de desarrollo crean y depuran código, y Figma ha cambiado cómo los equipos diseñan aplicaciones y sitios web. En Mailjet nos centramos en cambiar la forma en la que los equipos crean y envían emails.

 

La colaboración en la creación de emails

¿Quiere decir esto que me apasiona el trabajo en equipo? Vale, admito que me pirra la eficiencia, pero se trata más bien de que ahora trabajo en el sector del email, que parece ser el último en enterarse de que los tiempos cambian.

La historia es (advierto que ahora voy a despotricar un poco) que el trabajo en equipo es inherente al email. Incluso las empresas de tamaño mediano puedan tener hasta ocho personas trabajando en una plantilla de email, desde diseñadores hasta editores, pasando por desarrolladores y administradores de CRM. Además, las empresas suelen tener distintos tipos de email, como transaccionales, automatizados y de marketing, y distintos equipos dedicados a cada uno.

Estos equipos se comunican con Slack o Yammer, gestionan proyectos en Asana o Trello y crean contenido en Google Docs o Dropbox, pero luego envían emails en un entorno estático que no está pensado para colaborar. Es un entorno que se basa en la soledad, no en la sincronización.

Mailjet es una herramienta de colaboración

Los clientes nos cuentan la misma historia una y otra vez: los lugares de trabajo esperan que las comunicaciones, los proyectos y la creación de contenido arroje resultados inmediatos y en tiempo real, pero cuando llega la hora de crear los emails, se ven atascados en un bucle de repeticiones y un intercambio lento de comentarios.

Nosotros lo vivimos en nuestras carnes con nuestro equipo de marketing de Mailjet, repartido por cinco países y cuatro zonas horarias, cuando enviábamos nuestras newsletter semanales.

Por eso, nuestro objetivo de 2018 es agilizar el proceso de creación de emails en equipo.

Piensa en todas las funciones que tanto te gustan de Google Docs, pero aplicadas al email (y mucho, mucho más). Para que te hagas una idea de algunas de las funciones, vamos a mostrarte cómo hemos diseñado la newsletter de esta semana para informar a nuestros lectores de nuestros últimos artículos del blog, vídeos y lanzamientos de producto.

El proceso de creación del email

Para crear esta newsletter en cualquier otro ESP (o en Mailjet hace un par de meses), hubiéramos tenido que hacer turnos en el editor de emails para hacer cada uno nuestra parte, cerrar la aplicación e informar a nuestros compañeros de que el email estaba listo para editarlo. Resultaba tedioso, redundante y, desde luego, no era un flujo de trabajo propio de una empresa moderna. Pero ahora, todo el proceso de edición tiene lugar en un único espacio.

1. Lo primero que hicimos fue redactar un borrador de este email al mismo tiempo con Colaboración en Tiempo Real.

2. Bea (en Londres, Reino Unido) añadió algunos comentarios en la aplicación para que yo pudiera editar el email cuando volviera de mi fantástico almuerzo en Toronto (Canadá).

3. Aline, la diseñadora, bloqueó distintas secciones para que nadie pudiera tocar sus preciosas imágenes.

4. A Michyl, nuestra directora de comunicaciones de marketing, se le asignó el rol de aprobación final para que no pudiera enviarse ningún email sin su permiso.

No queremos que los equipos de email se queden estancados en la era anterior a la colaboración, y esperamos que esto sea el comienzo de una evolución hacia la creación basada en equipos. Además de las funciones de colaboración, comentarios y permisos en tiempo real, también hemos lanzado funciones de gestión de roles para asignar el rol adecuado a cada miembro del equipo y posibilitar el control de cambios en las plantillas.

Tal como hemos comentado, la tercera y más reciente ola de colaboración viene acompañada de la necesidad de resultados en tiempo real y gratificación inmediata. Ya no se trata de trabajar juntos, ni siquiera de hacerlo traspasando fronteras y zonas horarias: se trata de conseguir el resultado que se busca de inmediato.

El email sigue siendo un canal fundamental para que los equipos de marketing interactúen con su audiencia; por eso es más importante que nunca ayudar a los expertos en marketing por email a conseguir los resultados que buscan de forma inmediata. Para nosotros, esto significa simplificar la colaboración en tiempo real, poder comentar y comunicarse directamente desde la interfaz y hacer que el acceso a las plantillas sea lo más sencillo posible, y que estas se puedan recuperar sin problemas.

Los espacios de trabajo cambian, y también nuestra forma de trabajar. Mailjet está a punto de cambiar cómo trabajan los creadores de emails.

 

Cuéntanos: ¿cómo envían emails tus equipos? ¿Qué es lo que peor lleváis? ¿Qué es lo que os mantiene atrapados en el año 2010?